L’objet est le but de l’entente (par exemple : échange et utilisation d’information confidentielle; réalisation d’un projet de recherche par l’Université; transfert et utilisation de matériel, etc.).

Titre du projet et identification du chercheur responsable (nom, titre, département).

Une description détaillée des travaux, de l’échéancier et du budget doivent être annexés au contrat.

Il est important d’avoir une clause où on retrouve la définition des mots clés spécifiques au contrat. Cela permet de s’assurer que les parties ont bien la même compréhension des mots clés. S’il n’y a pas de clause de définitions, il faut alors s’assurer que ces mots clés sont définis ailleurs dans le contrat.

Il est important de protéger l’information confidentielle du chercheur, de l’Université et des partenaires.

La responsabilité de protection de l’information confidentielle incombe au chercheur. Il est important de ne pas divulguer l’information confidentielle qu’il a reçue et de limiter le nombre de personnes qui auront accès à cette information. La nature des informations confidentielles doit être clairement définie et la clause de confidentialité devrait toujours inclure des exceptions afin que ne soit pas considérée comme confidentielle :

1. l’information connue de la partie à laquelle elle est divulguée;
2. l’information tombée dans le domaine public sans aucun acte fautif de la partie recevant l’information;
3. l’information obtenue de tierces parties qui ne sont pas tenues d’assurer la confidentialité par les parties contractantes;
4. l’information que la loi impose de divulguer.

Il est préférable que l’information considérée comme étant confidentielle soit clairement identifiée « confidentielle ». Dans les cas où l’information est transmise oralement, elle doit être confirmée par écrit avec la mention « confidentiel » dans les trente (30) jours suivant la divulgation.

L’Université ne fait pas de recherche secrète et ne devrait jamais accepter des clauses de confidentialité qui auraient pour conséquence d’empêcher les chercheurs et étudiants de publier les résultats de leur recherche.

L’entente doit spécifier la durée durant laquelle les informations transmises doivent demeurer confidentielles, ce qu’il est permis de faire avec les informations confidentielles reçues et prévoit le retour ou la destruction des informations confidentielles reçues au terme de l’entente.

Définition

La définition idéale du matériel transféré doit respecter les droits de l’Université et du propriétaire du matériel. Pour le matériel biologique, idéalement, elle devrait être : « Matériel signifie le matériel original, la progéniture et les dérivés non modifiés ».

Une définition trop large ferait en sorte que les résultats découlant des recherches appartiendraient au propriétaire du matériel qui aurait le contrôle sur les utilisations futures des résultats. Cela pourrait signifier que l’Université pourrait ne plus pouvoir utiliser les résultats pour des fins de recherche et de publication.

Restrictions sur l’utilisation du matériel transféré

La majorité des ententes de transfert de matériel imposent que le matériel soit utilisé uniquement dans le cadre d’un projet de recherche spécifique et sous la supervision du chercheur responsable du projet. L’utilisation du matériel à l’extérieur des laboratoires du chercheur responsable et pour des fins autres que celles prévues à l’entente est strictement défendue car le propriétaire, avec raison, désire garder le contrôle sur l’utilisation du matériel.

L’Université et le chercheur responsable du projet doivent s’assurer de bien comprendre les implications des restrictions et le chercheur devra informer tous les membres de l’équipe qui auront à travailler avec le matériel.

Si l’utilisation du matériel se fait dans le cadre d’un projet pour lequel une entente de recherche a été signée avec un tiers, le propriétaire du matériel doit être préalablement avisé. Généralement, un propriétaire interdira l’utilisation de son matériel dans tout projet qui donnerait des droits sur son matériel à des tiers qui ne sont pas partie à l’entente de transfert de matériel.

Droits des propriétaires du matériel transféré sur les résultats découlant de la recherche A priori, l’Université ne devrait pas consentir de droits sur les résultats découlant de l’utilisation du matériel tout en reconnaissant que le propriétaire conserve ses droits sur le matériel original.

Cependant, l’Université peut choisir d’offrir au propriétaire une licence non exclusive pour utilisation à des fins internes non commerciales ou une option d’une durée limitée pour la négociation d’une licence portant sur les résultats découlant de l’utilisation du matériel ou sur les modifications apportées au matériel.

Parfois, le propriétaire impose certaines conditions sur la façon de procéder pour le dépôt de brevets découlant de découvertes issues de l’utilisation du matériel. Ceci peut être acceptable mais l’Université ne devrait jamais accepter que le propriétaire du matériel l’empêche de déposer des brevets

Le montant maximal du financement, les modalités de paiement et le calendrier des versements doivent être clairement établis dans l’entente. On y indique aussi si les versements sont payables sur présentation d’une facture et s’ils sont conditionnels à la remise de rapports ou de biens livrables.

Si un partenaire financier désire que les rapports soient à sa satisfaction avant de procéder au versement de sa contribution, il est très important que le contenu souhaité des rapports soit clairement défini au contrat et de préciser le temps que le partenaire aura pour réviser le rapport. Si le partenaire n’a pas fait de commentaires écrits à l’échéance du délai, le rapport devrait être réputé comme étant accepté. En aucun cas l’insatisfaction du partenaire ne doit être liée aux résultats obtenus (par exemple, les résultats obtenus ne sont pas ceux auxquels il s’attendait).

Les fonds versés par un partenaire peuvent servir à payer des salaires, du matériel ou de l’équipement (qui demeurera la propriété de l’Université), des frais de déplacement, des frais de sous-traitance ou tous les autres frais raisonnables nécessaires pour la réalisation des travaux de recherche.

On définit dans cette section si des rapports scientifiques d’étape seront demandés, à quelle fréquence ils devront être remis et les délais pour leur approbation, le cas échéant. On définit également le délai pour remettre le rapport final et les délais pour son approbation, le cas échant. Il est assez courant que le partenaire demande à l’Université de lui remettre un état des dépenses annuel vérifié ainsi qu’un rapport final des contributions et dépenses faites dans le cadre du projet.

La définition du terme « Propriété intellectuelle » (PI) doit être claire. Fréquemment, il est important de définir la PI antérieure qui appartient à une partie et qui sera utilisée dans le cadre du projet. De plus, il importe aussi de mentionner dans quels cas la PI qui découlera du projet pourra être considérée comme étant conjointe.

La PI issue des projets de recherche est habituellement la propriété de l’Université. Dans certains cas, la PI peut être conjointe, à la condition que les parties qui revendiquent une part de propriété aient eu une contribution scientifique inventive à la création de cette PI. Dans les cas des contrats de services ou des contrats de consultation, la PI peut appartenir au partenaire si les résultats découlent, par exemple, uniquement d’analyses chimiques d’un composé appartenant au partenaire ou sur des activités de consultation. Ces cas sont peu fréquents et il convient de consulter un conseiller du BRDV afin qu’il puisse vous confirmer si la PI qui découlerait du projet peut être dévolue au partenaire.

On doit aussi définir les modalités de protection, d’exploitation et de gestion de la PI. L’Université offre habituellement une option pour une éventuelle exploitation commerciale des résultats découlant des travaux. Dans tous les cas, l’Université doit toujours se réserver le droit non exclusif et gratuit d’utiliser la PI à des fins d’enseignement et de recherche.

Dans le cas où plusieurs universités sont parties au contrat, celles-ci devront signer une entente interinstitutionnelle de gestion de la PI qui définira toutes les modalités concernant la propriété, la protection, la gestion, l’utilisation et la commercialisation de la PI si ces éléments ne sont pas prévus au contrat initial.

Les chercheurs doivent déclarer, via une déclaration d’invention au BRDV, toute PI potentiellement brevetable ou commercialisable. Dans le cas d’une PI individuelle, les démarches de protection sont sous la responsabilité de l’institution de rattachement du ou des chercheurs ayant développé ladite PI. Dans le cas d’une PI conjointe, les parties concernées doivent s’entendre sur le choix d’un mandataire pour la gestion des brevets et l’octroi de licences pour l’utilisation et l’exploitation de la PI conjointe.

L’Université doit toujours se réserver le droit de publier les résultats issus des travaux de recherche en autant qu’aient été prises des mesures adéquates de protection de la propriété intellectuelle. Les droits de publication des mémoires et des thèses des étudiants doivent être strictement préservés. Dans la majorité des cas, les partenaires qui financent un projet ou qui fournissent un matériel exigent un droit de premier regard sur tout projet de divulgation des résultats du projet. Ce droit vise à offrir au partenaire l’occasion d’identifier les résultats potentiellement brevetables et à lui permettre de s’assurer que l’information divulguée ne constitue pas de l’information confidentielle. On définira dans cette clause les délais pour l’acceptation ou le refus du projet de divulgation et le temps maximal de délai de publication.

Dans tous les cas, le partenaire n’a pas le droit de refuser que les résultats soient publiés. Il peut seulement exiger un report de publication pour permettre les procédures de dépôt d’un brevet (délai qui ne doit pas excéder six (6) mois).

L’Université conserve toujours la propriété des équipements achetés dans le cadre de projet de recherche.

Il faut consulter un conseiller du BRDV qui pourra vous confirmer si la clause proposée est acceptable. Le libellé de cette clause peut varier considérablement d’une entente à l’autre et il est important qu’elle soit validée par un conseiller du BRDV.

Par exemple, dans la plupart des ententes de transfert de matériel, le propriétaire du matériel se désiste de certaines garanties concernant le matériel transféré. Pour déterminer si le contenu d’une telle clause est acceptable, il faut se demander si le matériel est offert commercialement, si le matériel est expérimental (a-t-il des propriétés inconnues ?), si le matériel est reconnu comme étant dangereux, etc.

Les propriétaires exigent souvent l'insertion d'une clause dans laquelle l’Université les indemnise de toute responsabilité pouvant découler de l'utilisation du matériel. Idéalement, une institution ne devrait pas indemniser le propriétaire; elle devrait plutôt assumer ses propres responsabilités concernant l'utilisation du matériel.

Les dates de début et de fin du contrat doivent être clairement mentionnées car cela est important entre autres, du point de vue des dépenses admissibles.

Dans le cas où l’Université est responsable du projet de recherche faisant l’objet de l’entente, la loi régissant l’entente devrait être celle du Québec.

Dans le cas des ententes interinstitutionnelles, l’entente est habituellement régie par les lois de la province ou du pays de l’institution responsable du projet.

Toute modification au contrat ou aux travaux de recherche doit être approuvée par un amendement au contrat. Il importe aussi de spécifier s’il est permis de confier une partie des travaux en sous-traitance et, le cas échéant, quelle portion maximale du budget peut être allouée au sous-traitant.

Sous cette rubrique, on retrouve les motifs pouvant justifier une résiliation ainsi que les modalités de son application, le cas échéant. Dans tous les cas de résiliation, il est important de s’assurer que le partenaire financier s’engage à assumer toutes les dépenses effectuées et engagées à la date de la résiliation.

Il est important d’inscrire les coordonnées exactes des représentants autorisés des parties au contrat.