La Fondation Canadienne pour l’Innovation (FCI) est un organisme non gouvernemental autonome créé par le gouvernement du Canada en 1997 pour renforcer la capacité du Canada à mener des activités de recherche et de développement technologique innovateurs de calibre mondial. Pour ce faire la FCI octroie un budget prédéterminé aux institutions admissibles pour l’acquisition d’infrastructures de recherche. Ces octrois visent à soutenir des projets innovateurs de différentes envergures, certains menés par une seule chercheuse ou un seul chercheur et d’autres dirigés par une équipe et qui ont un effet structurant au niveau de l’établissement, régional ou national.

Seuls les établissements admissibles, et non directement les professeures et professeurs, peuvent soumettre une proposition à la FCI. De plus, l'Université de Montréal dispose d'une enveloppe fermée pour ses demandes présentées à la FCI. Ainsi, toutes les candidates et candidats doivent recevoir une pré-autorisation institutionnelle (vice-doyen responsable de la recherche de votre faculté, directeur de centre de recherche si applicable et le BRDV) pour déposer une demande de subvention à la FCI.

Pour en savoir plus sur la FCI

Selon le programme, la FCI finance jusqu’à 40% des coûts admissibles des projets d’infrastructure qu’elle appuie. Le financement est complété par des partenaires admissibles tels que le gouvernement du Québec (40%) et divers autres partenaires privés et publics (20%).

Équipements

• Équipements de recherche et composantes d'équipements;
• Expédition, transport et installation des infrastructures de recherche (y compris les frais de courtage, les taxes et les droits d’accise);
• Garanties obtenues ou contrats de service conclus lors de l’achat de l’infrastructure;
• Licences d'utilisation des logiciels;
• Mobilier de laboratoire;
• Matériel de télécommunication essentiel pour mener les activités de recherche décrites dans la proposition;

Construction et rénovation

• Coûts directs de construction et de rénovation des locaux essentiels à l'installation et à l'utilisation efficace des infrastructures, frais accessoires (par exemple, les coûts d’aménagement et de préparation du site, des services architecturaux et de conception, de permis et d’assurances et les honoraires professionnels) et provisions pour imprévus (ne doivent pas dépasser 10 % des coûts de construction);
• Modifications devant être apportées aux locaux attenants aux locaux construits ou rénovés jugés admissibles par la FCI. Ces coûts découlent directement de travaux de construction ou de rénovation des locaux admissibles;

Personnel

• Salaires (y compris les avantages sociaux) versés au personnel professionnel, technique et de gestion, aux consultant(e)s ainsi qu’aux entrepreneur(e)s participant directement à la conception, aux travaux techniques, à la fabrication, à l’installation, à la construction ou à la rénovation de l’infrastructure;
• Formation initiale des principaux opérateurs et opératrices de l'infrastructure de recherche;
• Travail technique ou professionnel de conception et de développement, limité dans le temps, de bases de données utilisables par les chercheuses et chercheurs du projet;

Base de données

• Ordinateurs, matériel de communication et logiciels
• Achat d’ensembles de données ou de collections numériques existants
• Travail technique ou professionnel de conception et de développement, limité dans le temps, de bases de données utilisables par les chercheuses et chercheurs du projet;
• Préparation de guides d’utilisation
• Construction ou rénovation des locaux pour héberger et utiliser la base de données

• Achat ou location de terrains ou de bâtiments
• Infrastructure servant principalement à l’enseignement ou à la prestation de soins de santé. Lorsque l’infrastructure sert à la recherche et à une fonction non admissible, les coûts doivent être répartis au prorata.
• Mobilier et fournitures de bureau
• Frais internes pour l’utilisation d’infrastructure appartenant à l’établissement (par exemple, location d’espace sur un serveur)
• Coûts d’exploitation (maintenance et frais généraux de l’infrastructure de recherche, du bâtiment ou de toute autre installation où est située l’infrastructure)
• Fournitures et produits consommables
• Rémunération des étudiants de premier, de deuxième et de troisième cycles, des stagiaires postdoctoraux et des chercheurs
• Coûts de recherche (par exemple, frais de collecte de données, de publication, de recrutement)
• Déplacement pour se rendre à des conférences
• Frais d’administration ne figurant pas sur la liste des coûts admissibles
• Déménagement des locataires actuels
• Coûts de recherche pour produire les ensembles ou la base de données;
• Personnel autre que technique (par exemple, responsable de la confidentialité des renseignements, inspecteurs de la sécurité, agents de sécurité)
• Mise à jour régulière de la base de données
• Coûts d’accès à une base de données à des fins de recherche
• Activités de recherche utilisant la base de données

Afin de connaître son admissibilité et demander une pré-autorisation institutionnelle de déposer une demande de subvention à la FCI – Fonds des Leaders John-R.-Evans :

• Les professeures et professeurs membres de la FAS ou de la Faculté de médecine doivent contacter le vice-doyen à la recherche de sa faculté et le directeur du centre de recherche, si applicable.
• Les professeures et professeurs des autres facultés, écoles ou départements doivent contacter la conseillère à la recherche

Le budget alloué au projet sera établi en fonction de l’infrastructure requise par la professeure ou le professeur dans le cadre du programme de recherche présenté à la FCI, les disponibilités budgétaires de l’université et les priorités institutionnelles.

Plusieurs documents et outils qui faciliteront la préparation de la proposition sont disponibles (voir Étape 2: élaboration d’une proposition)

Une fois que la professeure ou le professeur a reçu l’autorisation institutionnelle à déposer une demande à la FCI, les personnes conseillères à la recherche lui offrent un accompagnement personnalisé pour la préparation de la demande et le montage du budget.

Liens et documents disponibles pour vous aider à préparer votre proposition:

• FCI :
• INNOVATION.CA
• Le Guide des programmes de la FCI
• Les Instructions pour préparer une proposition de financement d’infrastructure de recherche - Fonds des Leaders John R. Evans.
• Gouvernement du Québec :
• Cofinancement gouvernement du Québec — Fondation canadienne pour l'innovation
• Université de Montréal :
• Plan de pérennité de l’infrastructure FCI à l’UdeM (sur demande)
• Plan stratégique de l'UdeM
• BRDV :
• Guide de planification et déploiement d’un projet d’infrastructure (FCI) à l’Université de Montréal

Puisque la demande de financement à la FCI est une demande institutionnelle, le BRDV révise la proposition avant de la déposer à la FCI pour s'assurer que le projet est suffisamment avancé et que la proposition soit conforme aux directives de la FCI et de l’Université de Montréal.
 
Pour mieux comprendre les politiques et les pratiques de la FCI et pour connaître les processus internes relatifs à la soumission d'une demande et ses échéanciers, contactez la conseillère principale à la recherche-infrastructure au BRDV, Anne Welcker, au 514-343-6111 poste 36489.
 
Les professeures et les professeurs de la Faculté des arts et sciences (FAS) doivent contacter en premier lieu les personnes conseillères de leur secteur, qui assurent le lien avec le BRDV.

Suite à l’octroi, le BRDV communique avec la professeure ou le professeur responsable du projet et l’informer du processus de finalisation de la contribution. 

• La professeure ou le professeur (en collaboration avec le BRDV) doit répondre aux conditions particulières énumérées dans la décision du financement, le cas échéant.
• La professeure ou le professeur responsable doit remplir le Formulaire de Finalisation de la contribution et le soumettre au BRDV,
• Une rencontre de démarrage du projet est fixée avec la professeure ou le professeur et son équipe, le cas échéant.
• La professeure ou le professeur doit estimer la date à laquelle le processus d’acquisition de l’infrastructure sera terminé i.e. l'infrastructure a été entièrement reçue et est fonctionnelle (date de fin de projet) suite à une mise à jour des coûts et du plan d’acquisition de l’infrastructure.
• La professeure ou le professeur avertit le BRDV sur les changements prévus le plus tôt possible afin d’évaluer la nécessité de produire un budget révisé et de fournir des renseignements additionnels.

L’étape de finalisation de la contribution ne devrait pas dépasser 9 mois suite à l’octroi par la FCI.

Documents et outils relatifs à cette étape:

• Formulaire de Finalisation de la contribution
• Liste de contrôle - Étape 3 Octroi et finalisation de la contribution - voir Guide de planification et déploiement d’un projet d’infrastructure (FCI) à l’Université de Montréal
• Formulaire coûts du personnel - projets d’infrastructure financés par la FCI.

Pour plus d’information, contactez les personnes ressources au BRDV et consultez le Guide des programmes de la FCI.

Une fois l’étape d'« octroi-finalisation de la  contribution » complétée (voir étape 3), la Direction des finances, à la demande du BRDV, ouvre un compte FCI dans Synchro (projet Synchro) et informe la professeure ou le professeur sur les procédures à respecter pour l’achat de biens et de services dans le cadre d’un projet FCI à l’Université de Montréal.

Pendant cette étape,  la professeure ou le professeur et son équipe jouent un rôle important dans la bonne gestion du projet FCI en collaboration avec le BRDV et d'autres unités administratives de l’Université telles que les facultés, la Direction des finances, la Division des approvisionnements et la Direction des immeubles.

Acquisition d’infrastructure et modifications au projet FCI:

• La professeure ou le professeur lance le processus d’achat suivant les échéanciers estimés dans le plan d’acquisition (voir étape 3), conformément aux règles de la FCI et de l’Université de Montréal.  
• La professeure ou le professeur doit respecter le budget alloué à chaque item tel que spécifié dans la liste des items approuvés par la FCI, car la FCI finance une liste d’infrastructures plutôt que d’accorder un budget global.  
• La professeure ou le professeur s’assure d’obtenir les contributions en nature tel que prévu en raison du montage financier du projet (40% FCI, 40% Québec et 20% autres partenaires).  Pour chaque 1$ de contribution en nature manquant une réduction équivalant à 2$ FCI et 2$ Québec se produit à moins que d’autres sources de contributions puissent être identifiées.
• La professeure ou le professeur doit avertir le BRDV sur toute modification au projet le plus tôt possible, car l’approbation du BRDV et si applicable, de la FCI et du Gouvernement du Québec est requise.

Dépôt des rapports annuels:

• Rapport annuel d’avancement de projet : la professeure ou le professeur responsable du projet a l’obligation de présenter un rapport d’avancement de projet. Cet exercice se poursuit pendant quatre ou cinq ans après la mise en service de l’infrastructure, en fonction de la date de finalisation de la contribution du projet et de son ampleur. Ces rapports sont révisés par le BRDV avant d’être déposés à la FCI à la fin juin. Le BRDV enverra à la professeure ou le professeur un rappel avec les instructions au mois de mai de l'année de la déclaration, pour soumission avant le 15 juin de chaque année. Veuillez noter que tous les rapports doivent obligatoirement être soumis à la FCI afin que l'Université continue de recevoir les versements des projets FCI.
• Rapport financier intérimaire : Ce rapport est distinct du « Rapport annuel d’avancement de projet » et il est produit et déposé à la FCI par la Direction des finances.

Les documents et outils suivants sont disponibles :

• Aide-mémoire - Étape 4 Post-octroi : acquisition d'infrastructure et rapports annuels du Guide de planification et déploiement d’un projet d’infrastructure (FCI) à l’Université de Montréal
• Division des approvisionnements - UdeM : Aide-mémoire procédures d’acquisition

Pour plus d’information, consultez le Guide des programmes de la FCI.

Rapport financier final et fermeture du projet

Avant la production du rapport financier final et la fermeture du projet :

• Le BRDV envoie un courriel à la professeure ou le professeur responsable du projet, et lui demande s’il existe une situation particulière qui pourrait exiger une prolongation de la date de fin du projet (par exemple: un équipement pas encore installé, un équipement non fonctionnel, etc.).  
• La Direction des finances produit le rapport financier final et ferme le projet suite à la confirmation de la professeure ou du professeur sur l’achèvement du projet (tous les éléments d’infrastructure ont été acquis ou construits et sont en état de marche, et tous les coûts ont été engagés).

Le rapport financier final doit être soumis par la Direction des finances à la FCI dans les six mois suivants la date réelle de fin du projet.

Audits

La FCI, le ministre de l’Industrie ou le vérificateur général du Canada effectue périodiquement des visites d’examen et des audits afin de valider l’utilisation de la contribution de la FCI et pour s’assurer du caractère adéquat de la gestion des octrois. Habituellement la Direction des finances (en collaboration avec le BRDV) assiste les examinateurs, mais à l’occasion le ou la professeur(e) responsable du projet peut être impliqué(e) dans le processus.

Pour plus d’information, contactez les personnes ressources au BRDV et consultez le Guide des programmes de la FCI.

L’Université de Montréal reçoit une allocation de la FCI (correspondant à 30% du montant du financement de la FCI) pour assurer l'exploitation, le maintien et la pérennité de l’ensemble des infrastructures dans l’institution (fonds FEI).

À l'Université de Montréal, les fonds FEI sont distribués entre les différents projets FCI selon les besoins. La norme est de retourner 80% de l'allocation à la professeure ou au professeur responsable du projet. Le 20% restant sert à soutenir, entre autres, des dépenses de nature exceptionnelle telles que des bris d’équipement.

L’Université de Montréal met les fonds FEI à la disposition du professeur ou de la professeure responsable du projet :

• une fois que la majorité des acquisitions prévues dans le cadre du projet FCI a été accomplie
• suite à une demande spéciale et justification de la part du professeur au BRDV

Une fois que le BRDV a validé et approuvé les dépenses suggérées par la professeure ou le professeur, la Direction des Finances, à la demande du BRDV, ouvre un compte FEI dans Synchro (projet Synchro). Les sommes sont généralement accessibles pour des périodes préétablies de 3 à 5 ans.

Les fonds FEI doivent être utilisés selon les règles de la FCI et de l’Université de Montréal pour la gestion des fonds d'exploitation des infrastructures.

Les documents suivants sont disponibles sur demande au BRDV:

• Planificateur budgétaire interactif (FEI)
• Aide-mémoire  Étape 6 - Assurer la pérennité de l’infrastructure (Fonds d’exploitation des infrastructures- FEI) du Guide de planification et déploiement d’un projet d’infrastructure (FCI) à l’Université de Montréal
• Formulaire Attestation salariale des techniciens et des professionnels- FEI
• Plan de pérennité de l’infrastructure FCI à l’UdeM
• Aide-mémoire procédures d’acquisition (division des approvisionnements, UdeM)

Pour plus d’information, contactez les personnes ressources au BRDV et consultez le Guide des programmes de la FCI.

Le Programme de soutien aux organismes de recherche et d’innovation – Soutien au financement d’infrastructures de recherche et d’innovation (PSO, volet 4) permet la modernisation des infrastructures de recherche et le développement et la mise en commun des infrastructures de recherche des établissements admissibles québécois. 

Seuls les établissements admissibles, et non directement les professeures et professeurs, peuvent soumettre une demande dans ce programme. Ainsi, toutes les candidates et candidats doivent recevoir une pré-autorisation institutionnelle (vice-décanat responsable de la recherche de votre faculté et le BRDV) pour déposer une demande.

Pour en savoir plus sur le programme PSOv4

Le MEIE finance jusqu’à 80 % des coûts admissibles pour les projets situés dans les régions de Montréal, de Laval et de la Capitale-Nationale. La contribution financière de l’organisme ou des partenaires non gouvernementaux doit être d’au moins 20 %. 

(Pour les autres régions administratives du Québec, l’aide financière du MEIE peut couvrir jusqu’à 90 % des coûts admissibles, avec une contribution du milieu d’au moins 10%).

Les projets admissibles impliquent des travaux réalisés au Québec dont les dépenses admissibles sont d’au moins 100 000 $ et concernent :

• la mise aux normes;
• l’agrandissement;
• l’amélioration ou la construction d’infrastructures;
• l’acquisition d’un bâtiment existant;
• l’acquisition d’équipements structurants nécessaires aux activités de recherche, d’innovation, de promotion et de diffusion de la recherche.

Sont admissibles les coûts directs liés à la réalisation d’un projet concernant un bâtiment de même que les coûts et frais afférents dans le cas d’un projet comprenant l’acquisition d’équipements structurants, par exemple :

• des travaux d'amélioration ou de construction d'infrastructures
• l'acquisition d'un bâtiment existant et de son terrain
• les honoraires professionnels
• les études préparatoires

Sauf autorisation préalable du MEIE, les dépenses encourues avant la signature de la convention d’aide financière ne sont pas admissibles.