Formulaires

Vous devez dans un premier temps télécharger le grant application package avec les instructions. Vous devez lire les instructions, en détails, pour savoir quels documents sont nécessaires à la demande et quelles sections des formulaires : SF424 (R&R), PHS398 et budget doivent être complétées.

Le formulaire SF424 (R&R), formulaire du gouvernement fédéral, comprend différents modules, présentés comme des documents séparés. Des documents supplémentaires sont demandés par les NIH sous l’intitulé PHS398.

1. Vérifiez que vous avez le bon application package, en contrôlant les informations présentées dans le premier encadré.
2. Donnez un nom à votre demande dans Application Filing Name.
3. Complétez les documents obligatoires (mandatory documents) en commençant par le SF424 (R&R). En effet, certaines informations comprises dans ce formulaire vont automatiquement être transférées vers d’autres documents requis.
4. Vérifiez, dans les instructions de l’opportunité de financement, quels documents optionnels doivent être complétés :
   

   • SF424 (R&R)
     1. Les champs obligatoires pour grants.gov sont soulignés en jaune et encadrés en rouge. Notez que certaines informations ne sont pas obligatoires pour grants.gov mais le sont pour les NIH. Celles-ci ne sont pas identifiées de façon particulière. Nous vous conseillons donc de faire réviser votre document par le conseiller à la recherche, secteur santé ou de lire SF424 (R&R) Application Guide for NIH and Other PHS agencies.
     2. Les informations concernant l’institution comme le DUNS, EIN, Person to be contacted on matters involving this application, Authorized Representative etc. seront complétées par le conseiller à la recherche.

   • PHS398
     1. Même si l’utilisation du modular budget component est autorisée dans les instructions de la possibilité de financement à laquelle vous appliquez, en tant que chercheur d’une institution étrangère, vous n’êtes pas autorisé à l’utiliser.

Projet de recherche

Les NIH fournissent sur leur site internet des conseils pour la rédaction des demandes de subvention et des exemples de demandes complètes de projets subventionnés. Profitez de cette opportunité !

Budget

Vous devez préparer un budget détaillé même si votre demande n’excède pas 250 000$ car vous déposez votre demande à partir d’une institution étrangère.

Si une de vos années budgétaires excède 500 000$ (excluant les frais indirects de recherche), vous devez demander une autorisation auprès de l’institut ou du centre, auquel votre demande sera soumise, au moins 6 semaines avant la date de soumission de votre demande. La lettre de présentation de votre demande devra comporter les informations concernant cette approbation.

Le budget comprend plusieurs sections :

• Sections A & B concernent le personnel (Senior/Key Person, Other Personnel).
  • Toute personne identifiée dans la demande doit apparaître dans cette section de budget. Même si vous ne demandez pas de salaire, vous devez indiquez le temps que vous consacrerez à ce projet en indiquant « 0 » pour le montant demandé. Si vous souhaitez demander un salaire pour vous, vous devez obtenir l’autorisation auprès de votre faculté.
  • Vous devez justifier le salaire et le niveau de qualification requis pour le personnel prévu à votre budget dans le section justification du budget.
  • Si l’implication ou les personnes nécessaires à votre projet varient dans le temps, vous devez l’expliquer.

• Sections C & D concernent les équipements et les voyages.
  • Équipement : tout équipement demandé doit être spécifique au projet. Vous devez justifier la nécessité de son acquisition.
  • Voyages : 800$-1 600$ par conférence scientifique par année par personne. En général, le budget voyage se limite à une conférence scientifique par année pour 2 à 3 personnes.

• Sections F à K concernant les autres coûts directs, les frais indirects de recherche et la justification du budget.
  • Fournitures : vous devez estimer les fournitures nécessaires pour le personnel impliqué dans le projet. En général, on parle de 12 000-15 000$/personne à temps plein/an. Ce montant varie en fonction du type d’étude.
  • Les autres coûts directs comprennent aussi les coûts de publication, la maintenance des équipements, le remboursement des frais de scolarité, les coûts associés à un sub-contract. Notez que le PD/PI du sub-contract doit préparer un budget détaillé avec la justification pour le faire parvenir à l’institution soumettant la demande de financement. Il sera joint dans la section R&R subaward budget attachement(s) form.
  • Le taux de frais indirects de recherche (Facilities & Administrative costs) est de 8% pour les institutions étrangères sans taux négocié, comme l’Université de Montréal. Les frais indirects sont calculés à partir du total des coûts directs moins le coût des équipements.
  • La section K permet d’ajouter la justification du budget.
  • Vous devez remplir un budget pour chaque période. Pour ce faire, vous trouverez, en haut de la page comprenant les sections F à K, un bouton intitulé next period.

J-30 (avant la date limite de soumission à l’organisme)

• Vous êtes le chercheur ou la chercheuse principal(e) sur une demande aux NIH
  • Vous devez informer la conseillère à la recherche, secteur santé du dépôt prochain d’une demande aux NIH en remplissant le formulaire de dépôt  . Si des chercheurs et chercheuses ne faisant pas partie de l’Université de Montréal sont impliqués dans la demande, des démarches seront entreprises par le BRDV pour mettre en place une entente ou sub-contract avec l’établissement d’attache de ces chercheurs et chercheuses.

• Vous participez à une demande de subvention aux NIH qui émane d’une autre université ou d’un établissement de recherche.
  • Vous devez informer la conseillère à la recherche, secteur santé et indiquer à l’autre université ou établissement via le chercheur ou la chercheuse principal(e) que la personne contact pour établir l’entente est la conseillère à la recherche, secteur santé.

Il vous faut préparer les documents accompagnant l’entente. En général, il vous sera demandé de fournir :

• Un résumé du travail que vous ferez dans le projet (statement of work ou SOW)
• Un budget et une justification détaillée de ce dernier
• Un curriculum vitae
• Le détail des équipements à votre disposition qui vous permettront de réaliser votre part du projet.

Le BRDV s’occupe de la portion administrative de l’entente (conformité aux différentes règlementations américaines et exigences spécifiques) et peut vous aider à compléter certains documents.

• Dans tous les cas :
  • Tous les chercheurs et chercheuses (au sens de la réglementation américaine) doivent s’assurer qu’une déclaration d’intérêts financiers à jour est fournie à l’Université. Pour toute question concernant la réglementation américaine sur les conflits d'intérêts financiers, consultez les conseils aux chercheurs sur le site de la Déclaration d'intérêts.

J-14

• Vous êtes le chercheur ou la chercheuse principal(e) sur une demande aux NIH
  • À cette date, tous les chercheurs et chercheuses impliqués dans le projet doivent avoir soumis leur déclaration d’intérêts au comité. Il vous incombe de vérifier que cela a été fait.
  • Pour soumettre sa déclaration d'intérêts financier, remplissez ce formulaire .

J-7

• Vous êtes le chercheur ou la chercheuse principal(e) sur une demande aux NIH impliquant un autre établissement de recherche.
  • Date limite pour recevoir l’entente avec une autre université signée et tous les documents demandés (budget, justifications, résumé du travail etc).

J-5

• Vous êtes le chercheur ou la chercheuse principal(e) sur une demande aux NIH
  • Vous devez envoyer le Grant Application Package à la conseillère à la recherche, secteur santé. Après vérification des documents, la conseillère soumettra dans la journée la demande, sauf si des corrections sont nécessaires. Ce délai de 5 jours est nécessaire car le processus de soumission (vérification par Grants.gov puis vérification par le système des NIH) peut être long. Des erreurs détectées peuvent annuler la soumission de la proposition de recherche. Il faut alors les trouver, les corriger et resoumettre le document.

Attention, si tous les chercheurs et chercheuses impliqués dans votre projet n’ont pas soumis leur déclaration d’intérêts , la demande ne pourra pas être soumise aux NIH.

J-0

Date limite de soumission de la demande à l’organisme subventionnaire.